残業月60時間の組織を0にした3つの行動!早く終わらせて帰る方法とは?

どうも。こんにちは。中村です。

 

記事をご覧いただいてありがとうございます。

 

これを見ているそこのあなた。今残業ってしています?

残業って読んで時のごとく。

定時に帰れるにもかかわらず残って作業や仕事をすることを言いますよね!

 

そこで、今回は実際に私が本業のとある部署の残業時間を”ゼロ”にした全手法。

そして、私が新卒1年目から組織まるごと残業0にしてきた方法を大公開いたしましょう!

残業ゼロになるまえの私の会社の状況は?

まず、私の当時の状況から教えていきたいと思いますね!

  • IT系企業
  • 残業は平均1日3時間程度
  • 一番ヤバイときは、30時間連続勤務
  • 仕事終わって早く帰ろうとすると上司から「もう帰るん?怒」と言われる
  • 月40時間はサービス残業(雇用契約上同意の元)
  • パワハラが横行。椅子の足などを蹴られる。
  • トップダウン。至って風通しの悪い社風です。
  • 新卒1年目

絵に書いたようなブラック企業ですね(^^)

当時の壮絶な過去を思いだして、今文字打ってて冷や汗をかいてしまいましたよ。

 

このような現状から私は組織残業を0にしてきたのですが、今回はそのテクニック!

このテクニックを教えていきたいと思います。

 

まず、仕事を全力で覚える

まず、自分の仕事というのは何をすれば良いの?ということを把握をすることが先決です。

自分の部署・立場等、なんでも良いのですが、

 

”あなたが居ないとここの部署・仕事が成り立たないわ!”

 

と女子が悲鳴をあげざるを得ないところまで業務レベルをあげましょう!

 

これをやることで何がいいのか?というと、

その部署・会社で唯一無二の存在になることができるところにあります。

狙いは、今まで仕事を管理していた上司からの依存体質を解くところにあります。

 

ぶっちゃけていいますけど。

ブラック企業の上司ほど、自分の部下を管理したくないと考えています・・・(笑)

自分が指示をしなくても、勝手にうまく仕事をしてくれたらこんなに楽なことはありませんよね。

ここの抜け穴を突くんです。

 

次の日のやることを分(ふん)単位で決め、リスト化する

仕事を全力で覚え、あなたが会社にて、ある程度の存在感を放ちはじめると、

上司もいちいち文句を言わないようになります。依存体質から抜け出せるようになっている証拠です。

そして、上司も上司なりにこちらに信頼感を抱いてくるようになります。

 

そして、仕事を全力で覚えた次のステップですることは、

次の日のやることを分(ふん)単位で決め、リスト化することです。

 

これは実際に私がリスト化していた時の画像です。

 

リストはなんでも構いません。

自分だけが分かれば良いリストなので、ふざけてももちろん構いません。

自分は、「この人・・・短めでいいや」とか「◯◯さん可愛い」とかいろいろ書いてました。笑

 

もちろん計画通りにいかないこともあると思います。

突然のお客様対応だったり、トラブルだったりが舞い込んでくると思います。

 

ここで、このリストはトラブル対応する時間というのは省いたものを作成します。

前日にシミュレーションをするんですね。

 

実際に私が行ったシミュレーション方法です。業務時間は8時間です。

やることリスト

  トラブル・イレギュラー対応 120分

  ○○システムの仕様の確認 30分

  ○○さんとの会議 15:00〜 60分

  ○○との要件定義確定 30分

  定例報告会議・カンファレンス 60分

  ○○システムの仕様の確認 60分

  更新パックの適用作業 60分

  月次報告会議資料の作成 60分

–合計時間:480分 = 8時間

ってな感じでリストを作成していきます。

 

全体的に余裕をもたせた時間調整にしていきます。

気持ち40分で終わるところを、60分と見積もります。

結構、8時間っていろいろなことができるんですよ?

 

次にこの作成したリストを”重要だ”と思うものから作業を始めていきます。

やることリスト

  トラブル・イレギュラー対応 120分

  ○○システムの仕様の確認 30分

  ○○さんとの会議 60分

済 ○○との要件定義確定 30分

済 定例報告会議・カンファレンス 60分

  ○○システムの仕様の確認 60分

済 更新パックの適用作業 60分

  月次報告会議資料の作成 60分

その後、重要と思うものから作業を初めていきます。

そうしたら、このように一個一個”済み”マークをつけていきます。タスクを消化させるんですね。

 

この”済み”マークをつけるという作業。

結構偉大です。小さい達成感が毎回出てくるのでこの作業が長続きます。

仕事をやっていて”楽しい”と思えてくるようになるのも思ってみなかった体験のひとつでしたね。

 

やることを思いついたら、すぐにメモをする

そして、別作業中に別のプロジェクトの仕事を思い出すことがたびたびあります。

やることを思いついたらとりあえずで良いので、簡単にメモしましょう!

 

これが実はかなり重要です。

自分の頭の裏で勝手にやることを洗い出してくれているサインです。

人間の頭脳がいかに賢いかを思い知らされますね。私はこれを”やることの自動化現象”と呼んでます。いまつけました。

 

このサインを逃してしまうと、あとで洗い出すときに”思い出す”という作業が発生するんですね。

この思い出す作業が結構やっかいで、ときには2時間くらいかけてもやることを思い出せないこともあります。(笑)

 

非効率的なので、思い出したタイミングでスマートフォンやメモ帳でも良いでも書き留めておきましょう!

メモなので、5秒くらいで終わりますね。

 

あと、ここでひとつ注意が必要なのですが、

ここで思い出した業務は”今はやらない”ということが重要です。

あくまで後でやることです。

(まぁ5分で終わるようなものは作業をする場合がありますが。)

 

いい調子で作業がすすんで集中しきってる状態で別のことに気を取られるのは効率が良くないからです。

メモするだけ!それで一旦終了です。

 

やることリストを組織内で共有する

私がさきほど言ったやることリスト作成は前日に行うといいましたが。

 

なぜ、前日にこれをするのかというと。

このリストを上司に提出するためです。

 

自分が立てた計画が通常通りに事が進んでいってる感を出すためです。

「これをやるから定時で帰らせてよね!?」と暗に受け取ってもらうためです。

あと、上司が抱えている業務などもここで貰い受けて、上司や仲間とで業務時間の調整を行います。

 

ここで組織がまるごと残業0になる方法が見えてきたのはないでしょうか?

 

結論を話すと、私がこのやることリストを作成し、

タイムマネジメント力を見た仲間や上司などがみるみるこの方法を採用していったからなんです。(笑)

 

上司や同僚が、

「あいつなんで、残業してないんだよ・・・」

「しかも、仕事をきちんと終わらせて・・・」

と影で言っていたそうですね。

で、蓋をあけてみると実は誰でも出来そうなシンプルな”やることリスト”の存在だった・・・みたいな笑

 

このリスト共有で、今大変な部署や人を大変じゃない部署や人が肩代わりして仕事をすすめていくんです。

この効果は絶大で、仕事にグルーブ感が生まれて部署や仲間内同士のコミュニケーションになります。

円滑に業務が進むことになるんです。

 

業務を覚え、極限まで見える化させて、”済み”マークをつけていき、それを部署内で共有する。

ここまで見える化が出来た組織で残業0なんて簡単な話なんですね!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?まとめますね!

  • 業務を全力で覚え、仕事にかかる時間を体感する
  • やることリストを前日に作成し、見える化し、済みマークをつける
  • やることリストを上司に提出し、残業しないことを匂わせる
  • やることを思い出したら一旦メモ。即メモ。
  • やることリストを組織内全体で実施させ、組織全体を見える化させる

こういった流れで私は残業を0を達成させました。

組織まるごと残業0にすることの一番の近道は、業務の”見える化”を行うことです。

ノー残業デーや、全館消灯が行われていたりしますが、ごりごりしすぎてあまり現実的ではありません。

残業はさせたくない、でも生産性も減らしたくない・・・といった結果自宅残業などが発生しうるんですね。

 

結局、仕事内容の分解を極限まで行うことができると、生産性を維持したまま、残業0にすることできるというわけですね。

まず、自分のできる範囲でいいので、見える化を行いましょう!

ものすごい小さなことを今やるかどうかが未来を変えることができる分かれ道です!

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